Reguli de corespondență de afaceri prin e-mail. Scrisoare de afaceri: probă. Cum de a trimite un e-mail

De-a lungul ultimilor zece ani, corespondenta de afaceri prin e-mail a câștigat popularitate imensă și a devenit una dintre principalele metode de comunicare de afaceri. Astăzi este dificil de a găsi o persoană care ar fi, în practică, comunicarea interpersonală nu ar folosi e-mail. În ciuda acestui fapt, mulți oameni de astăzi se întreabă cum de a trimite un e-mail , astfel încât au fost respectate toate regulile? Ca și în ajutorul scrisorilor competente formează destinatarului o impresie bună despre expeditor?

Acest articol descrie regulile de corespondență de afaceri prin e-mail și sfaturi practice prevăzute în acest articol pentru a ajuta să învețe comunicarea corectă de afaceri în pregătirea de e-mail-uri.

Mulți încep ziua de lucru doar pentru a verifica căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți oameni nu știu cum să folosească în mod corespunzător limba de corespondență de afaceri, luând e-mail-uri pentru un mod informal de a comunica.

Datorită vitezei de livrare de e-mailuri facilitează schimbul de documente oficiale importante, formulare, aplicatii, dar aici oamenii fac greșeli atunci când trimiterea de email-uri. Foarte des se întâmplă că, în pregătirea unui schimb de e-mail cu orice dosar destinatar din orice motive nu constituie eseurile însoțitoare și nu se potrivesc temei, ceea ce ar putea complica activitatea beneficiarilor. Scopul acestui articol pentru a răspunde la întrebarea: cum de a trimite un e-mail și să respecte toate regulile de comunicare de afaceri scrise prin intermediul e-mail?

În compilarea email-urile trebuie să fie completate toate câmpurile

Reguli de corespondență de afaceri prin e-mail solicita expeditorului să completeze toate câmpurile furnizate în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorului. Acesta trebuie să fie în mod necesar descris ca o temă care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte adesea descris corect de tema soarta trimis scrisori și viteză pentru a rezolva problema stabilite în aceasta. email-uri de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - această expresie simplă de respect pentru destinatar este foarte important pentru toată corespondența. După salutul ar trebui să fie urmată de textul, care se numește „corpul scrisorii“, iar în cele din urmă a lăsat o semnătură, de exemplu, „Toate cele bune, Brice Peter Ivanovich.“

Salut în corespondența de afaceri

În acest moment ar trebui să ne ascuti în continuare se concentreze, ca un gest de respect este foarte important în fiecare aspect al comunicațiilor de afaceri. Expresie optimă salut este „Bună dimineața“ sau „Bună ziua.“ corespondenta de afaceri prin e-mail expeditor limite în utilizarea expresiei „Bună ziua“ sau „Bună dimineața“, ca destinatarul poate citi scrisoarea de mult timp după primirea acesteia. De asemenea , nu este corect să se folosească în salut expresii colocviale folosite în conversație obișnuită.

După cuvintele sau expresiile de bun venit ar trebui să fie făcută la destinatar prin numele și patronimicul, ca și în cazul în care numele expeditorului este necunoscut, acest punct poate fi omis. După discursul de bun-venit se poate trece la prezentarea țintă litere.

Atașamentele din corespondența de afaceri prin e-mail

În cazul în care scopul principal de a scrie este scris nu numai povestea și prezentarea subiectului, dar, de asemenea, administrarea fișierului, cel mai bine este să rămânem pentru a trimite obiecte în primul rând. Se întâmplă adesea că mulți transportatori, din cauza neglijenței, subliniind esența întrebării în textul scrisorii, uitați să atașați investiția necesară. Această neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a activității expeditorului.

E-mail ar trebui să fie recunoscut și concis

corespondenta de afaceri, prin reguli de e-mail solicita expeditorului să aibă un nume recunoscut de e-mail, care trebuie să poarte informații corecte despre numele expeditorului. Foarte concis și să nu uite scrisori stupide, oficiale și căile de atac, în cazul în care adresa electronică indicată expresii informale sau cuvinte, de exemplu, e-mail «limon_petya». Se pare foarte nedemn pentru un adult. Pentru mediul de afaceri corespondență este mai bine pentru a crea o adresă de e-mail separat și să respecte eticheta de corespondență de afaceri prin e-mail.

Utilizarea funcției Răspuns rapid (răspuns) cu privire la răspunsul primit anterior scrisori

Răspuns Funcția sau de răspuns (în formă prescurtată se pare ca :) Re ajută utilizatorul o modalitate rapidă de a răspunde mai devreme trimis la expeditorul mesajului. Această funcție are, de asemenea, o aplicație universală pentru a citi conversația anterioară cu persoana pe un anumit subiect. Dar regulile de corespondență de afaceri prin e-mail necesită expeditorul pentru a redenumi subiectul scris de afaceri, în cazul în care în momentul discuției corespondenței sunt schimbate.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri ar trebui să fie corectura de ortografie și punctuație

E-mail face ușor de a face schimb de informații, dar corespondența de afaceri nu ar trebui să neglijeze regulile limbii ruse, așa cum a recunoscut greșeala neglijent ar putea afecta credibilitatea expeditorului. Înainte de a trimite un e-mail, ar trebui să vedeți textul de mai multe ori și se verifică temeinic pentru erorile ofograficheskih și punctuație. Mulți clienți de e-mail au o funcție de verificare a ortografiei, deci ar trebui să acorde o atenție la cuvintele subliniate în roșu. Dacă aveți dubii de ortografia corectă, ar trebui să caute ajutor de pe Internet sau de a verifica ortografia cu ajutorul dicționarului de ortografie.

câmp destinatar ar trebui să fie completat în ultimul rând

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate ale adresei de destinație a unei scrisori de afaceri ar trebui să fie finalizată în nick-ul de timp înainte de a trimite. Această regulă este, de asemenea, inclusă în elementele de bază ale corespondenței de afaceri prin e-mail. Se întâmplă că atunci când completați câmpurile de destinație de e-mail pentru a oferi o listă de utilizat anterior de către beneficiar, acesta ar trebui, de asemenea, ascuți se concentreze lor, pentru a nu trimite din greșeală o scrisoare de afaceri întocmit de către destinatar.

Structurarea o scrisoare de afaceri

Text reguli de structurare se aplică nu numai pe hârtie, ci și regulile de corespondență de afaceri prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar citește cantități mari de mesaje text de pe ecran. Pentru a simplifica acest punct ar trebui să fie de a sparge textul pentru a format logic paragrafe mici și pentru a evita scrierea de scrisori de afaceri propuneri de text sofisticate. Lungimea optimă a unei singure propoziții într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie nu mai mult de cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui să fie furnizate pe fond

În plus față de această temă a unei scrisori de afaceri, un destinatar ar trebui să intereseze și clar formulate prima și a doua teză a textului corpului. Sarcina expeditorului este de a prezenta, la începutul scrierii problemei sau problema pe care el se adresează destinatarului. În prima teză, aceasta ar trebui să fie desemnat al cărui scop este trimis la o scrisoare de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii răspunderii în temeiul contractului №45 din 02.01.2017,“ Cu privire pune materiale în vrac „, care vin la capăt. Pentru a prelungi contractul, ar trebui să prezinte un al doilea pachet de documente. " Datorită destinatarului țintă desemnat este capabil să înțeleagă ideea principală a unei scrisori de afaceri. În cazul în care literele sunt prea mari de text, este mai bine să se folosească facilitatea de a atașa o funcție de investiție sub forma unui document text, dar cu o casetă de text ar trebui să fie lăsată la eseu de însoțire care se aprinde o scrisoare de afaceri. Exemplu: „Eu vă trimit să introducă o copie electronică a scrisorii de“ Mac-operare ". Vă rugăm să informați decizia cu privire la prelungirea contractului №45 de 01.02.2017, „Cu privire la punerea materialelor în vrac“, într-o scrisoare la termenul. "

Pentru fiecare e-mailuri de afaceri trebuie să se răspundă

Există exemple negative ale corespondenței de afaceri, destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri, indiferent de motiv. Uneori poate fi de fapt cazuri în care răspunsul nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, soluția pe termen lung la problema poate dura mai multe zile sau destinatar se află în gândire și nu poate răspunde imediat la întrebare. În acest caz, un scurt comentariu pe această temă, de exemplu, „Bună ziua, Peter Ivanovich trebuie administrat. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi este greu să răspundă, pentru că trebuie să se consulte cu superiorii. Voi raporta problema directorului general al companiei noastre și va da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu stimă, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Este demn de amintit faptul că în cazul în care nici un răspuns este dat în termen de trei zile lucrătoare, faptul că tăcerea scrisorii de afaceri beneficiar poate fi estimată ca neglijarea sau refuzul de a comunica cu expeditorul.

La elaborarea scrisorii de răspuns ar trebui să răspundă la toate întrebările ridicate

În cazul în care scrisoarea este adresată unui destinatar trebuie să pună la îndoială caracterul, în momentul elaborării scrisorii ar trebui să ofere răspunsuri la întrebări de prioritizare, care este prezentă în textul rezultat al scrisorii de afaceri. În cazul în care au fost puse întrebări, expeditorul se așteaptă să primească răspunsuri specifice. La elaborarea răspunsurilor scrisoare pe care nu ar trebui să fie numerotate, trebuie doar să-și exprime gândurile în ordine. Pentru a răspunde la toate aceste întrebări, trebuie mai întâi să re-citit de mai multe ori a primit o scrisoare de afaceri, și dacă există prea multe întrebări, este cel mai bine să le scrie separat, pentru a evita lipsă. Dacă nu vă poate oferi un răspuns la unele dintre aceste întrebări, este necesar să se sublinieze că în acest moment, indiferent de motiv, răspunsul nu poate fi dat.

Nu abuza acronimele, design emoțional și de a valorifica

Există exemple negative ale corespondenței de afaceri, în cazul în care acesta este diluat expeditorii, folosind semne informale în formă de zâmbete. Utilizarea lor este popular la rețele sociale, dar regulile corespondenței de afaceri nu binevenite astfel de display-uri de emoție, pentru că destinatarul nu poate cunoaște adevărata lor valoare, și să le accepte ca de neînțeles pentru el un set de erori de punctuație.

De asemenea, merită să renunțe la scrierea textului cu majuscule. Pe Internet un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „strigând fraze“ și astfel de fraze adesea transporta o culoare negativă. Destinatar atunci când citesc scrisoarea de afaceri electronice poate fi considerat un font negativ, care va fi în detrimentul percepției sensului. În cazul în care o scrisoare de afaceri este necesar să se sublinieze importanța unui punct, să utilizeze mai eficient fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că aveți nevoie pentru a oferi un pachet de documente pentru prelungirea contractului nu mai târziu de 10/02/2017 ani,“ sau „Vă rugăm să rețineți că documentele prelungirea contractului ar trebui să fie depusă înainte de anul 10.02.2017 ".

Nu este necesar să se transmită informații sensibile prin e-mail

Pentru a transmite informații personale sau confidențiale este mai bine să renunțe la conturile de e-mail, deoarece există un risc de interceptare de informații hackeri pentru a utiliza pentru propriile lor scopuri. Aceste informații pot include: numere de telefon, parole de carduri de credit, conturi bancare personale, etc. Este important să ne amintim că informațiile sunt stocate pe agentul de e-mail server și în cazul hacking poate fi furat ...

Scrisoarea trebuie să fie neapărat semnătura expeditorului

Așa cum am menționat mai devreme, fiecare e-mail trimis trebuie să conțină semnătura concretizată. De multe ori cutii poștale dezvoltatorii introdus blocul de semnătură, în care puteți introduce datele privind poziția, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, unitatea va fi afișată automat la sfârșitul fiecărui e-mail, care va simplifica tipizarea. Este important să se creeze o semnătură care beneficiarul a fost în măsură să răspundă cu litera adresei corecte a expeditorului. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „ Cu stimă, șeful de vânzări Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000.“

Formularea concluziilor, trebuie remarcat faptul că, pentru a înțelege modul de a desfășura corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să se dezvolte elemente suplimentare și complexe. Ar trebui să rămânem doar la regulile de bază ale etichetei și să respecte regulile limbii ruse.