Actul de transfer al documentelor - când și de ce este necesar

Încheierea oricărei tranzacții necesită confirmarea documentară. Pe lângă întocmirea documentelor necesare, este adesea necesar ca documentele oficiale să fie transferate de la o persoană fizică sau juridică la alta. Acest transfer este o procedură juridică și necesită forma scrisă necesară. Evidența documentară a evenimentului este un act de transfer de documente, întocmit într-o anumită formă și semnat de toți participanții.

Un astfel de act este justificat din punct de vedere legal, cu condiția ca acesta să fie întocmit în conformitate cu regulile de păstrare a evidenței și disponibilitatea tuturor semnăturilor necesare. O singură bancă sau o formă unificată nu există pentru toate cazurile, deoarece situațiile care necesită transferul documentelor sunt foarte diverse. Prin urmare, forma acestui document în fiecare situație specifică este diferită.

În general, documentul constă în trei părți obligatorii. Prima parte, imediat după titlul "Actul de acceptare și transfer al documentelor" (un eșantion, de obicei pentru fiecare tip de document), datele și locul compilării conține cerințele părților de transmitere și de primire. Pentru persoane fizice, acesta este numele complet și datele pașaportului, pentru organizații - numele complet și datele reprezentanților. Dacă documentele sunt transferate între diferite departamente ale aceleiași organizații, trebuie să specificați numele unităților structurale (transmiterea și primirea), precum și numele reprezentanților.

În a doua parte, actul de transfer conține lista efectivă a documentelor transmise, indicând numerele de serie și datele de înregistrare reflectate în documentele contabile. Este foarte convenabil să aranjați o astfel de listă sub forma unui tabel.

În ultima parte a actului se indică numărul de copii compilate și semnăturile părților. Pentru reprezentanții organizațiilor de lângă semnătură, este necesar să se indice pozițiile și să se facă o copie a semnăturilor. Certificatul trebuie, de asemenea, să fie certificat prin sigiliul organizației.

În cazul transferului documentelor deosebit de importante, certificatul de transfer este întocmit de o comisie specială, creată prin ordinul șefului. În acest caz, semnăturile, numele și funcțiile tuturor membrilor comisiei sunt obligatorii.

Transmiterea inversă a documentelor este posibilă numai pe baza unei cereri speciale a formularului stabilit cu transferul documentelor transferate. Dacă unele dintre documente sunt pierdute, acest lucru ar trebui să se reflecte și în cerere.

În ce cazuri ar trebui să se întocmească actul de transfer? În fluxul de personal, transferul de documente de la un angajat la altul se face în caz de concediu, concediere, trecerea la un alt departament. În plus, acest act este întocmit atunci când documentele sunt predate arhivelor pentru depozitare sau distrugere. Toate informațiile necesare despre circulația documentelor se reflectă într-o revistă sau într-un dosar special. Actul de trimitere și primire a documentelor trebuie să conțină o listă completă a acestora, indiferent de numărul de coli sau de volume.

Pentru un act de transfer competent și legal elaborat, serviciul de personal al organizației trebuie să aibă o listă cu documentele de reglementare necesare. Documentele obligatorii ale serviciului de personal includ o dispoziție privind salariile, reglementările interne, contractele de muncă, programele de personal, ordinele pentru personal, programele de vacanțe, cardurile personale ale angajaților și cărțile lor de lucru, cererile de concediu și concedierea angajaților și multe altele.

Procesul deosebit de responsabil este acceptarea și transferul cărților de muncă, în caz de pierdere a căruia procesul de recuperare este asociat cu dificultăți considerabile. De asemenea, cel mai important document este cartea de evidență a cărților de muncă, care conține semnături ale ambilor angajați și concediați. Se recomandă ca transferul cărților de muncă să fie realizat sub forma unei anexe separate la actul care specifică seria și numărul fiecărei cărți, inclusiv cele nerevendicate.

În unele cazuri, este furnizat transferul de copii ale documentelor, în principal, acest lucru se aplică documentelor secrete sau juridice sau documentelor de răspundere strictă.

În cazul pierderii anumitor documente și al apariției dezacordurilor în această privință, actul de acceptare și transfer este principalul temei juridic pentru soluționarea litigiilor. Prin urmare, designul său corect este atât de important, este mai bine dacă este produs de un specialist cu experiență în lucrul cu documente.