Office Manager. Funcție de locuri de muncă

În rolul său ca „Office Manager“ majoritatea angajatorilor vedea lucrătorilor care desfășoară gamă destul de largă de responsabilități. Scopul introducerii de personal a unității - asigurarea lucrului în buna funcționare a oficiului, sau chiar mai multe servicii responsabile pentru aceasta. Dacă doriți un secretar nici obișnuit, preluarea apelurilor telefonice, primirea e-mail și vizitatori, desigur, managerul de birou - este capul, ca angajatul impune anumite puteri și autoritate. Fără ea, el nu va fi în măsură să efectueze în mod eficient sarcinile sale.

Ca parte a sarcinilor sale de bază, lista sarcinilor care trebuie îndeplinite de către managerul de birou, trebuie să acopere cel puțin cinci domenii. Trebuie înțeles că biroul - nu e camera unde șeful stă, și locul în care acesta este încă îndeplinit funcțiile administrative și de gestionare. Și asta înseamnă că calitatea și calendarul va depinde de modul de lucru va fi construit de birou manager.

responsabilități de conducere. Acestea includ activitatea de planificare a biroului, structura sa de organizare, angajații de conducere, introducerea culturii corporative, dezvoltarea de comunicare cu partenerii și controlul politicii asupra respectării acesteia.

Funcții administrative. Acestea includ organizarea de birou, stabilirea relațiilor dintre serviciile, distribuția spațiului de birouri în rândul angajaților.

De uz casnic taxe. Oficiul Managerul ar trebui să aranjeze achiziționarea de echipamente de birou, papetărie, consumabile, echipamente de uz casnic. În plus, acesta trebuie să furnizeze birouri de curățare, întreținere a echipamentelor de birou, plata la timp a facturilor de utilități, chirie , etc.

Controlul taxelor. Această activitate include efectuarea auditurilor, audit, inventarierea bunurilor materiale, documentație.

Raportarea. Acestea includ pregătirea documentelor (informații) pentru capul de raportare.

În funcție de mărimea organizației, agentul poate fi un contractant separat, însărcinați cu guvernanța (pentru întreprinderile mici), și poate conduce întregul serviciu. În același timp șef al organizației trebuie să se înțeleagă că universalizarea dorința angajaților, imputarea funcțiilor lor lucrurilor care se află în competența altor servicii, nu este întotdeauna justificat. De exemplu, nu este necesar să se încarce o astfel de contabilitate angajaților, managementul personalului, etc. O astfel de amestecare este de obicei un impact negativ asupra calității muncii. Motivul pentru aceasta constă în faptul că taxele sunt mult mai largi decât datoria de a asigura activitatea biroului, care pătrunde întreaga organizație. Prin urmare, contabilitate de locuri de muncă, managerul de birou ar trebui să se concentreze pe experiența și abilitățile de mai sus cinci domenii de activitate, mai degrabă decât să le răspândească gamă prea largă de responsabilități este de multe ori nu au legătură cu activitatea software - ului de birou. În acest caz, angajatorul caută personal calificat în acest domeniu nu ar trebui să fie uitată, pentru care avea nevoie angajatul, și nu pentru a aduce excesul de cerințele de funcționare non-core.