Tipuri de nomenclatură a afacerilor, caracteristicile lor și scopul

Organizarea conducerii efective a documentului de la întreprindere este imposibilă fără crearea unor condiții adecvate pentru aceasta. или на бумажных носителях. Una dintre ele acționează ca nomenclatura afacerilor în format electronic sau pe suport de hârtie. În cazul în care specialistul, ale căror activități sunt legate cu documentele, întrebați: „Care sunt tipurile de nomenclatura afacerilor“, - trebuie să le numim cu precizie. Faptul că acești angajați sunt obligați să cunoască clasificarea să se orienteze rapid în documentația matrice.

Gama de cazuri: concept, tipuri, de conținut, valoarea

Înainte de a descrie ordinea creației, să înțeleagă terminologia. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipuri de cazuri nomenclator sunt categorii dezvoltate sub forma prescrisă de liste sistematice de nume de complexe ale documentelor generate de companie pe parcursul activității sale, indicând perioadele de depozitare. Acestea sunt necesare pentru căutarea rapidă a actelor necesare. viteza tranzacțiilor va depinde de intervalul de calitate. Listele folosite pentru a distribui și de grup acte implementate în dosarul, perioadele de păstrare stabilite sigure de indexare. Ele oferă o creație fișier de referință și va servi drept sursă de informații contabile. , как типовая, примерная, индивидуальная. În practică, aceste tipuri de nomenclatură utilizate funcționează ca un individ tipic, exemplar. Societatea este obligată să se dezvolte în mod independent, o listă ținând cont de specificul activităților lor.

cerinţe

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Având în vedere gama de tipuri de cazuri, caracteristicile și scopul lor, reglementările definește regulile utilizate în elaborarea lor. urmează în timpul formării listelor:

1. Observați unitatea de abordări de contabilitate, care descrie, organizarea, căutarea și stocarea documentelor.
2. Utilizați indexare. Acesta oferă amendamente, corecturi și adăugiri la secțiunile relevante ale listelor.
3. Controlați indexurile de stabilitate.

caracteristici generale

, указанные выше. Să examinăm pe scurt scopul și gama de tipuri de cazuri menționate mai sus. Listele individuale sunt elaborate pentru o anumită organizație. Ele reflectă documentația utilizată pentru activitățile de zi cu zi sale. În aceeași industrie au tendința de a implica companiile care utilizează același tip de acte. номенклатуры дел. Pentru unificarea și grupurile lor , folosind nomenclatura standard și despre afaceri e. Acestea din urmă au o recomandare. дел являются обязательными. Tipuri tipice de cazuri nomenclatoarele sunt obligatorii. Acestea sunt de obicei instalate cu un indice uniform pentru companiile în întreaga industrie (sistem). nomenclatură tipică și exemplară compilat organizațiile-mamă. Acestea servesc drept bază pentru formarea de înregistrări individuale pentru întreprinderi specifice. Acestea, la rândul lor, sub rezerva unui acord cu structurile superioare. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipuri de nomenclatură a afacerilor și designul lor sunt conduse de profesioniști calificați. Ele sunt atrase de inventar și de organizare a muncii cu ei. nomenclator format ar trebui să fie coordonate cu birouri și arhivă de afaceri.

factor important

Nomenclatorul afacerilor trebuie să fie prezent la fiecare întreprindere, indiferent de existența unui standard sau a unui inventar. Pentru organizația este considerată optimă de dezvoltare a documentului consolidat. подразделений. Acesta include toate tipurile de nomenclatura departamentelor afacerilor. O listă consolidată a convenit cu arhiva corespunzătoare. După aprobarea sa, lider în unități structurale transferate secțiuni de descărcare pentru a fi utilizate în activitatea lor.

Particularitățile pregătirii

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Pentru angajați, liste de verificare în curs de dezvoltare, este important să se cunoască nu numai ce sunt diferitele tipuri de nomenclatură a afacerilor, dar și compoziția, numărul de documente utilizate în întreprindere. În cadrul activităților sale, experții folosesc poziția organizației, curent și lista de anul trecut de acte, personal, clasificări, inventar, fișier de referință și așa mai departe. Schema de nomenclatură de clasificare va depinde în primul rând pe structura întreprinderii. o importanță deosebită și funcții care își dă seama organizației. În acest sens, deoarece categoriile de clasificare pot acționa în calitate de diviziuni interne, și sarcini de management.

tipuri de documente

Gama de cazuri ar trebui să includă toate actele care reflectă activitățile companiei. Documentele care sunt utilizate de către asociațiile publice sunt incluse în lista organizațiilor cu care au fost create. În nomenclatura poate fi de afaceri prezente și neterminate, care a venit de la companii terțe pentru soluții, fișier de referință. Nu sunt incluse în lista de publicații. Acestea includ, printre altele, include colecțiile decizii, buletine, manuale, reviste de referință, broșuri, semne și așa mai departe. Nu include gama de litere și alte materiale auxiliare, care nu reflectă direcțiile principale ale organizației.

Ordinea generală

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Textul nomenclaturii de cazuri ia forma unei liste de secțiuni și subsecțiuni ale schemei de clasificare. La documentele antete complexe același timp specificate. Informațiile necesare din documentele sunt înregistrate sub formă de declarații. Ulterior, acestea sunt utilizate în formarea elementului de proiect. Lista poate apărea sub forma unui tabel. De exemplu:

Nomenclatura afacerilor în tipul de școală de corecție 8

Determinarea limbii pentru subtitrări

Aceasta se realizează în conformitate cu normele stabilite. În special, acestea trebuie:

1. Sub formă generalizată reflectă cu acuratețe conținutul cazului, compoziția documentelor care sunt plasate în ea, specia și accesoriu funcțional.
2. Să includă elemente de legare aranjate într-o secvență clară:

• Numele de tip sau subtip. Acest lucru poate fi un jurnal de corespondență, comenzi, protocoale, și așa mai departe.
• Numele organizației / unitate structurală. Nu trebuie să conțină informații referitoare la dezvoltator / autorul documentului.
• Numele companiei, care va fi adresată sau de la care se presupune că pentru a obține acte care sunt plasate în acest caz.
• Scurtă descriere a documentelor.
• Numele teritoriului, care este asociat cu conținutul actelor.
• Perioada de (data), la care documentele sunt plasate în acest caz. Acesta oferă, de asemenea, informații cu privire la disponibilitatea de copii.

Fapte pe o problemă

În formularea titlurile de cazurile în care există astfel de documente, în cazul în care nu implică secvența de execuție, cuvântul „documente“, iar la final (în paranteze) indică principalele lor tipuri. Acest lucru poate fi rapoarte, planuri, etc. Formularea poate fi, de exemplu, după cum urmează :. „Documente privind seminarii privind arhivele de la întreprindere (lista publicațiilor de predare recomandate, liste).“

corespondență

cazurile în care Pozițiile este conținut, include termenul corespunzător. După cuvântul „corespondență“ indică, pe ce temă și de la care a fost realizat. În titlul de cazuri în care există scrisori de corespondenții omogene, numele lor nu sunt date. In schimb, ele indică o specie comună. Formularea, de exemplu, poate fi aceasta: „Corespondența cu ramuri pe raportarea anuală a organizației și de planificare.“ Dacă există litere în diverse corespondenții, acestea nu sunt, de asemenea, enumerate. În acest caz, indică doar subiectul comunicării. De exemplu: „Corespondența în chestiuni referitoare la adaptarea personalului“ Numele unui corespondent specific indică numai atunci când, de fapt, să conțină doar litere la el și de la el.

Documentele referitoare la o anumită localitate

Dacă lucrurile sunt formate din astfel de acte, titlurile sunt nume specificate ale unităților administrativ-teritoriale corespunzătoare. Acesta ar trebui să ia în considerare o serie de nuanțe:

1. În cazul în care conținutul setului de documente include mai multe zone omogene, numele lor specifice nu sunt listate. În acest caz, având în vedere numele lor model de ansamblu. Formularea ar putea fi: „Documente privind organizarea interacțiunii șefilor de apărare pentru a combate terorismul.“
2. În cazul în care conținutul este legat de una din unitatea administrativ-teritorială, numele său indicat în antet.

în plus

În cazurile principale, care vor include documente de planificare / declarații includ date privind perioada pentru care sunt compuse. Acest lucru poate fi un trimestru sau un an, jumătate de an. Titlurile de cazuri folosite pentru a rezuma documente omogene, ultimul nume este indicat la plural. De exemplu: „Comenzi privind promovarea angajaților organizației.“

crearea de volume

În cazurile în care se presupune că va fi format din mai multe părți (de exemplu, cu o cantitate semnificativă de documentare), formulată pentru prima dată un antet comună, și apoi (dacă este necesar) - denumirea pentru părțile sale. Ultima modificare efectuată funcția. De exemplu: „Memo pentru 2015“, „Volumul 1. Memo pentru prima jumătate a anului 2015“. În cursul complexe de formare și clearance-ul anteturi pot fi specificate documente. În același timp, interzisă includerea în ele raționalizate formulare, non-specifice. În special, nu este permis să se utilizeze astfel de cuvinte ca „diferit“, „corespondență generală“ și așa mai departe. Se recomandă să se evite utilizarea de viraje complicate și cuvinte introductive.

raționalizarea

Se poate face în două moduri:

1. În timpul formării nomenclaturii întregii organizații în partea de sus a listei indura titluri de afaceri, inclusiv actele organizatorice și administrative. În continuare, în ordinea importanței lor pentru a indica numele celorlalte categorii (contractuale, planificare și raportare, etc.) descendent. Consolidarea cazurilor în structura de partiție, precum și atribuirea numele de familie se bazează pe acte specifice și funcționale relație în ele.
2. În formarea unei liste consolidate a numelor secțiunilor vor acționa în mod direct diviziuni nume pe baza cărora se face scheme de clasificare. Numele sunt aranjate în conformitate cu personal.

definirea termenilor

Perioada de pre-set este necesar pentru a asigura organizarea de monitorizare regulată a punerii în aplicare a acestora, ajustarea în timp util a modurilor de stocare. De exemplu, timpul poate varia de la temporar la permanentă, în cazul în care există motive pentru acest lucru. Termenul trebuie să fie în conformitate cu modelul de date (departamental) lista documentelor care sunt create în timpul funcționării întreprinderii. În cazul în care o astfel de listă nu este disponibilă, utilizați nomenclatura aproximativă / tipică. Determinarea perioadelor de retenție poate fi, de asemenea, efectuate în coordonare cu autoritățile competente din Arhivele Federale.

Atribuirea indecși

Aceasta se realizează pentru identificarea operațională și fără erori a cazurilor și a documentelor incluse în ele. Indicele reprezintă un simbol format cu cifre arabe. Acesta poate include cod diviziune cu adăugarea unui număr de ordine al cauzei (cu o cratimă). De exemplu, departamentul de contabilitate este atribuit cod 05. Ca un document, secțiunea de deschidere a adepților raport anual. În consecință, cazul care conține actul, ca o parte a listei consolidate este indicele de 05-01.