Gama de cazuri. Ordinea formării

Toate documentele după executarea lor trebuie să fie grupate în cazul. Termenul „afaceri“, în conformitate cu GOST 51141-98 trebuie să se înțeleagă un singur document sau un set de documente care se referă la o anumită direcție a organizației și plasate într-un dosar sub capac separat. Pentru formarea corectă, depozitarea și înregistrarea cazurilor în fiecare organizație trebuie să anual (ținând cont de schimbările din mediul extern și intern) componente Nomenclatură afaceri, care este esențială pentru o căutare rapidă a documentelor.

În cazul în care formează afacerile oricăror unități ar trebui să fie ghidate de cerințele sistemului de stat unificat de evidență. Principalele prevederi sunt stabilite în GOST 51141-98, principalele documente ale Departamentului Arhive al Guvernului rus, linii directoare, arhiva organismelor liste de materiale documentare. Este imperios necesar să respecte condițiile de păstrare a documentelor și a fișierelor. În cazul în care o organizație cu o structură complexă și mai multe funcții în fiecare departament și în întreaga organizație aplică principiile uniforme de organizare a documentelor, formarea și cazuri de indexare. Prin urmare , personalul Departamentului de Afaceri Nomenclator, servicii de calitate, orice altă unitate structurală ar trebui să fie format sau organizației , ținând cont de cerințele documentelor normative.

La primul pas este de a identifica problemele și categoriile de documente, care trebuie să includă cazurile de unități Nomenclatură sau organizație. Ar trebui să pornească de la necesitatea de a acoperi întreaga cantitate de documentare modul de a crea și de a primi. Când vedeți noile întrebări care nu sunt acoperite de nomenclatura, este necesar să se facă adăugiri. nomenclatura afaceri Form ar trebui să permită în timp util actualizarea acestuia. Prin urmare, atunci când afaceri de indexare ar trebui să ofere posibilitatea unor noi indici și de a exclude înlocuirea indicilor atribuite anterior deja formate de cazuri. Trecerea de afaceri neterminate reportate la următorul interval an de la păstrarea numărului inițial.

Titlul fiecărui caz trebuie să fie clare și făcute publice pe deplin componența cauzei și conținutul documentelor care sunt plasate în acest dosar. Pe un director trebuie să fie specificat indexul și perioada de valabilitate a cazului. Consolidarea cazurilor se efectuează pe baza nominală, de exemplu, comenzi, protocoale, instrucțiuni și așa mai departe. Cazurile pot fi configurate în detaliu, de exemplu, corespondența cu un anumit reporter, corespondență pentru furnizarea de materii prime, corespondența cu reporterii, combinate pe o bază teritorială, și așa mai departe.

Atunci când documentele de grupare ar trebui să acorde o atenție la condițiile de depozitare a acestora. Nu pot fi combinate într-un caz de depozitare a documentelor temporare și permanente sau perioade diferite de stocare. Nu este permis să includă în proiectul de afacere, documente irelevante sau opțiuni copii multiplicate. În formarea de afaceri ar trebui să fie verificate în prezența tuturor semnăturilor de documente și clearance-ul propriu-zis.

Afaceri indexarea și ordinea de prioritate ar trebui să se facă în ordinea importanței. Prima prezintă cele mai importante documente (ordine, reglementări sau alte documente administrative). Nomenclatorul de afaceri ar trebui să conțină indicii și pozițiile de afaceri, termenii și condițiile de depozitare, ordinul de evacuare. Gama de cazuri aprobate de ordinea stabilită în organizarea și convenite cu ofițerul de la Arhiva de Stat a regiunii. La sfârșitul anului în nomenclatorul emis de înregistrare finală care indică numărul de cazuri care au fost deschise pe parcursul anului în fiecare categorie. Depunerea de cazuri de arhivare sau de eliminare a cazurilor de depozitare temporară permanentă (la scadență) se desfășoară în conformitate cu stabilit de către Instrucțiunea cu privire la funcția de muncă a dreptului de organizare.