Exemplu de scop al călătoriilor de afaceri pentru înregistrarea corectă

Se știe că scopul călătoriilor de afaceri se găsește cu ușurință în revistele specializate pentru contabili. Se pare că nu este dificil să profiți de experiența acumulată. Cu toate acestea, în cazul în care scopul călătoriei este formulat incorect, costul acesteia nu poate fi luat în considerare în costurile de reducere a profitului impozabil al societății. Prin urmare, pentru a fundamenta "călătoria" afacerii angajatului trebuie să fie atentă și prudentă.

Ce documente trebuie pregătite?

Este foarte convenabil atunci când un expert lucrează în organizație, care știe cum să organizeze o călătorie de afaceri. Însă, în momente de reducere masivă, mulți proprietari de întreprinderi mici trebuie să țină evidența independentă și să compună majoritatea documentelor oficiale.

Antreprenorii privați și angajații care nu termină cursurile de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care are loc înregistrarea călătoriilor de afaceri.

Nu este un secret faptul că această procedură include mai multe etape.

1. Șeful companiei emite o comandă pentru o călătorie de afaceri sub formă de T9. Conține:

• Numele complet angajat;
• Numărul personalului său;
• birou;
• Divizia companiei (departament, sector, departament) în care lucrează angajatul;
• Obiectivele și obiectivele călătoriei, termenii acesteia, sursele de finanțare (de obicei fondurile angajatorului);
• Locul de destinație.

Documentul este atașat ordinului - baza călătoriei (memo sau invitație).

Până în 2013, a fost, de asemenea, necesar să se pregătească o atribuire de sarcină și un certificat de călătorie de afaceri. Acum, aceste forme nu trebuie completate. Costurile forței de muncă ale contabililor au scăzut, însă au apărut noi întrebări: cum să confirmați călătoria în căutarea unei nevoi oficiale și cum să demonstrați că scopul călătoriei de afaceri a fost realizat?

În acest sens, în multe organizații, angajații continuă să emită un certificat de călătorie de afaceri. Acesta este un document mic și, în același timp, foarte informativ. Scopul din documentul de călătorie este același ca în ordine.

2. Angajatorul achizitioneaza bilete de calatorie, rezerva o camera de hotel.

3. Membrii personalului semnează că este familiarizat cu ordinul, primește bilete de călătorie și informații despre locul de reședință.

4. Se calculează indemnizațiile zilnice. Conform legislației, acestea sunt:

- 700 de ruble. Pe zi - pentru plecări pe teritoriul Federației Ruse.

- 2500 de ruble. Pe zi - cu călătorii de afaceri străine.

Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, dar în acest caz va fi obligat să contribuie la impozitul pe venitul personal al bugetului acumulat din sumele care depășesc aceste valori.

5. Salariul angajatului este calculat pe durata șederii sale în afara serviciului principal. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile de călătorie de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri se încadrează parțial în week-end sau în sărbători, salariile pentru aceste zile sunt calculate în dimensiuni duble.

6. La întoarcerea de la călătorie, angajatul completează raportul privind cheltuielile efectuate conform formularului nr. AO-1 și anexează documentele justificative: bilete de avion, buletinul hotelului, cartea de călătorie, cecurile pentru combustibil, dacă este necesar.

7. Rezultatele sunt rezumate: este scopul călătoriei realizat? Angajatul întocmește un raport scris sau prezintă documente care confirmă îndeplinirea misiunii de serviciu.

Ce se întâmplă dacă obiectivul declarat al călătoriei nu este atins?

Este posibil să se ia cheltuieli de călătorie în acest caz în scopuri contabile pentru a reduce baza impozabilă? Această problemă ridică încă controversă între contabilii și reprezentanții Serviciului Federației Federale. Aceștia susțin că costurile unei călătorii ineficiente nu sunt acceptate pentru contabilitatea fiscală.

Contabilii și proprietarii afacerilor, la rândul lor, solicită recunoașterea călătoriei de afaceri a angajatului are un caracter de producție, indiferent de rezultatul său. Adesea reușesc să-și apere punctul de vedere în instanță.

În special, un exemplu foarte comun al scopului de călătorie - "Semnează un contract cu clientul." Există posibilitatea ca tranzacția să nu aibă loc. Impozitele consideră în acest caz alocarea nerezonabilă a cheltuielilor pentru călătoria de afaceri la cheltuieli pentru scăderea profitului. Cu toate acestea, șefii întreprinderilor au demonstrat în repetate rânduri că în cursul negocierilor s-au stabilit legături puternice de afaceri cu potențialii clienți care ar putea conduce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuielile de călătorie în contabilitatea fiscală.

Formularea "universală" pentru sarcinile oficiale

În prezent, auditorii cu experiență recomandă: dacă există îndoieli cu privire la scopul călătoriei, este mai bine să o desemnați în ordine cu fraze generale. La formularea sarcinilor, este permisă utilizarea formulărilor libere. Să dăm exemple de scopuri ale călătoriilor de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul că misiunea:

"Ivanov I. Și trimis în orașul N-sk pentru:

• Rezolvarea problemelor de producție,
• Negocierile privind posibila cooperare,
• Stabilirea de contacte de afaceri,
• Cercetarea pieței privind posibilitatea achiziționării de bunuri. "

Comandantul nu a îndeplinit sarcina indicată în ordin

Dacă un obiectiv specific a fost stabilit și nu a fost realizat, este acceptabil să solicitați o notă explicativă din partea angajatului care să conțină informații despre:

• De ce nu a fost posibilă efectuarea misiunii de serviciu,
• Care este rezultatul călătoriei,
• Decât "călătoria" deținută este benefică din punct de vedere economic pentru firmă.

În prezența unei scrisori a unui angajat, autoritățile fiscale recunosc, în general, că cheltuielile de călătorie pentru contabilitatea fiscală sunt legale.

Ce condiții trebuie îndeplinite la atribuirea unei alocări de servicii?

Din păcate, documentele normative nu includ exemplele corecte de scopuri de călătorie ca model. Sarcinile pe care angajatul trebuie să le rezolve în timpul călătoriei, angajatorul determină în mod independent. Cu toate acestea, atunci când redactați o comandă, este important să țineți cont de câteva puncte:

1. Pentru ca cheltuielile de călătorie să fie acceptate pentru contabilitate fiscală, nevoia operațională de a muta un angajat într-un alt oraș sau țară ar trebui să fie evidentă. De exemplu, costurile asociate călătoriei la o sărbătoare corporativă sau la o ceremonie de premiere nu pot fi incluse în cheltuielile de reducere a profiturilor.
2. Obiectivele și obiectivele călătoriei ar trebui să corespundă îndatoririlor oficiale ale angajatului.
3. Termenul și traseul "călătoriei" nu pot contrazice motivul. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a participa la o expoziție, trebuie să plece în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.

Managementul executiv

Primele persoane ale companiilor și adjuncții acestora părăsesc, de regulă, alte orașe și țări pentru:

• Desfășurarea negocierilor-cheie cu partenerii,
• Participarea la evenimente oficiale,
• Stabilirea de contacte cu clienții potențiali.

Călătoria de afaceri a liderului se face cel mai adesea nu printr-o comandă sub formularul T9, ci printr-o comandă care conține fraza: "Plec în. ______________ cu scopul ...". La dispoziție, ca și în ordine, este necesar să se indice numele. Și poziția angajatului, destinația, scopul și misiunea călătoriei.

Iată câteva exemple de locuri de muncă pe care o primă persoană poate să le atribuie personalului sau deputaților săi:

• Negocieri cu OOO "Kit";
• Demonstrarea probelor de produse ale SRL "Standard";
• Participarea la expoziția "Materiale electrice ale Rusiei", Moscova, 27 septembrie 2016;
• O prezentare pentru participanții la reuniunea "Kosmotechnika" din 20 iulie 2016;
• Participarea la seminarul "Cum să supraviețuiești crizei financiare" din 21 august 2016, organizat de Centrul de Instruire OOO "Consultation" de la Moscova;
• Prezentare cu prelegere studenților și studenților absolvenți ai Universității de Stat din Moscova pe tema "Sprijinul de stat al producătorului autohton";
• Schimb de experiență cu participanții la conferința "Afacerea este ușoară și cu plăcere", desfășurată între 10 și 15 octombrie 2016;
• Dezvoltare profesională;
• Familiarizarea cu noile tehnologii.

Călătoria directorului și a adjuncților acestuia poate fi legată de controlul calității filialelor companiei. Să dăm câteva exemple:

• Rezumând activitățile financiare și economice ale companiei subsidiare OOO Nasha Firma pentru prima jumătate a anului 2016;
• Participarea la revizuirea operațiunilor financiare și comerciale ale filialei SRL "Enterprise" în N-ske;
• Efectuarea unei analize a calității muncii și a atestării personalului biroului suplimentar nr. 0233 în A-ski în perioada 02-10 septembrie 2016.

Dacă este necesar, scopul călătoriei poate fi împărțit în mai multe sarcini mai restrânse. Ele nu sunt de obicei specificate în ordine, dar sunt reflectate în documentele interne ale companiei.

De exemplu, pot fi stabilite următoarele sarcini în scopul "negocierii cu Perspectiva" LLC cu privire la posibila cooperare ":

1. Cunoaștere și întâlnire personală cu directorul general al OOO Perspektiva: demonstrarea materialelor publicitare, eșantioanele de produse, discutarea termenelor de livrare.

Rezultat așteptat:

• Pentru a stabili un contact cu conducătorul OOO Perspektiva,
• Pentru ai informa despre avantajele competitive ale produselor Companiei Nasha OOO și despre beneficiile cooperării,
• Acceptați un contract pentru livrarea primului lot de mărfuri.

2. Participarea la intalnirea cu departamentul de achizitii al LLC "Enterprise", discutarea termenilor contractului.

Rezultat așteptat:

• Obține dreptul de a furniza bunurile pe o bază de plată în avans de 100%, cu condiția ca OOO "Perspektiva" să ofere o reducere cu ridicata de cel mult 20% din prețul specificat în lista de prețuri (opțiunea 1);
• Sunt de acord cu livrarea de bunuri în cantitate de o tonă de materii prime pe lună, fără o reducere, cu plata în rate pe o perioadă care nu depășește 3 săptămâni (opțiunea 2).

La întoarcerea de la călătorie, directorul rezumă dacă obiectivul călătoriei a fost realizat.

Managerii de vânzări pentru călătorii de afaceri

Cum de a organiza o călătorie de afaceri pentru un angajat responsabil pentru serviciul clienți și vânzări? Managerii de vânzări au, de obicei, obiective clare, exprimate în termeni cantitativi. Pe cât de bine și calitativ angajatul îndeplinește planul de afaceri, depind de câștigurile sale și de perspectivele de dezvoltare a carierei.

Dacă angajatul responsabil cu lucrul cu clienții nu reușește să îndeplinească sarcina principală a călătoriei de afaceri (de a vinde), angajatorul încă dorește să obțină informații maxime despre clientul potențial, perspectivele de cooperare cu el, precum și motivele pentru care acordul nu a fost încheiat.

În plus, șeful companiei, care are ca scop extinderea bazei de clienți, este important să se înțeleagă cu care dintre firmele concurente potențialul client cooperează și în ce condiții sunt încheiate contractele.

Prin urmare, atunci când managerul de vânzări este trimis în timpul unei călătorii de afaceri, este prevăzut un obiectiv pe mai multe niveluri, inclusiv sarcini care privesc nu numai negocierile cu clientul, ci și colectarea informațiilor de pe piață.

Asignarea principală a serviciului poate suna după cum urmează:

• Desfășurarea negocierilor și stabilirea unui contact inițial cu CL "Future Client";
• Incheierea unui acord de furnizare de materiale pentru societatea SA "Client";
• Extinderea bazei de clienți, explorarea oportunităților de piață ale domnului N-ska;
• Participare la expoziția "Materiale de construcții de astăzi" la 1 august 2016;
• Schimb de experiență cu managerii de vânzări ai filialei occidentale a companiei; Participarea la conferința corporativă "Tranzacții profitabile";
• Instruirea noilor angajați ai departamentului de vânzări al sucursalei occidentale;
• Organizarea și desfășurarea seminarului "Lucrare de succes".

"Încheierea unui contract de furnizare de bunuri" - obiectivul cel mai popular de călătorie al angajaților responsabili pentru lucrul cu clienții. Poate fi rezolvată în următoarele sarcini:

• Întâlnire cu un reprezentant al departamentului de achiziții al LLC "Clientul viitor", identificarea și analiza nevoilor;
• O vizită la întreprinderile rivale Sopornik 1 și Sopornik 2 ca "cumpărător secret": obținerea listelor de prețuri, colectarea de informații privind condițiile de cooperare cu clienții, întocmirea unui raport pentru departamentul de marketing, identificarea punctelor forte ale Sopornik 1 și SA "Contender 2";
• Negocierea cu șeful departamentului de achiziții al SRL "Client viitor", demonstrarea probelor de produs, acordul privind condițiile contractului;
• Întâlnire cu directorul general al LLC "Clientul viitor", semnarea contractului.

La întoarcerea de la o călătorie, managerul de vânzări trebuie să raporteze cu privire la performanța fiecărei sarcini și rezultatele obținute. Ea este însoțită de minute de negocieri, analiza nevoilor potențialului client, materiale pentru cercetarea de marketing, copii ale propunerilor comerciale, un contract semnat (dacă există).

În mod similar, pot fi formulate obiectivele de călătorie pentru șeful unității de client sau directorul departamentului de vânzări.

Următoarele sarcini pot fi atribuite echipei de management:

• Realizarea auditului intracomunitar al tranzacțiilor de vânzare,
• Controlul asupra activității sucursalei companiei,
• Participarea la reuniunea Comitetului pentru îmbunătățirea calității serviciilor pentru clienți,
• Furnizarea unui raport de vânzări Consiliului de Administrație în cadrul reuniunii anuale.

Călătorie în scopul achiziționării de materiale

Directorii întreprinderilor, precum și angajații unităților angajate în achiziții, sunt adesea trimiși pe călătorii de afaceri pentru a cumpăra bunuri pentru nevoile întreprinderii.

În acest caz, în ordine, puteți specifica orice exemplu de scop al călătoriilor de afaceri din următoarele:

• Desfășurarea negocierilor cu OOO "Potential Supplier 1" și OOO "Possible Supplier 2", care discută termenii de cooperare;
• Stabilirea de contacte de afaceri cu Zavod SRL, studierea procesului de producție și a eșantioanelor de produse;
• Încheierea contractelor pentru achiziționarea de materii prime și componente cu OOO "Materiala" și SA "Detalii";
• Coordonarea termenilor contractului cu furnizorul "LLC" "Producător".

Călătoria lucrătorilor angajați în producție

Adesea, "călătoriile" sunt necesare pentru inginerii pentru instalarea și instalarea echipamentelor, constructorilor, lucrătorilor. Pentru acești specialiști, orice exemplu de activitate de călătorie din cele de mai sus este relevant:

• Instalarea și testarea inițială a echipamentelor de producție "Line-1" în magazinele SA "Client"
• Instalarea, reglarea și punerea în funcțiune a echipamentului "Conveyor-100"
• Serviciul de garanție al mașinii "A-2",
• Lucrări programate pe linia de producție a SA "Client"
• Repararea nefinalizată, repararea defecțiunilor mașinii,
• Prevenirea echipamentelor.

Călătorii de afaceri

"Angajații cârma" trebuie să călătorească adesea în alte orașe, în scopul transportului de mărfuri, documente, livrarea de specialiști în locurile de muncă.

Călătorii de afaceri din această categorie este de obicei asociată cu îndeplinirea acestor sarcini:

• livrarea de director comercial al „Standard“ la punctul de negociere cu „Client“
• primirea de materiale în depozit furnizor, livrare mărfuri pe teritoriul Ltd. „Compania noastră“
• reparații auto, achiziționarea de piese de schimb,
• Diagnosticare tehnica a masinii intr-o statie de service autorizat.

concluzie

Acum, știi, pe ce puncte este important să se acorde o atenție, de prelucrare a angajat călătoria. În acest articol puteți găsi un exemplu de destinație de călătorie, potrivit personal pentru cazul dumneavoastră.