Proces de afaceri - Ce este asta? Proiectare, simulare, optimizarea proceselor de afaceri

Metode moderne de management de companie sunt din ce în ce împrumută tehnici și tehnologii străine. Și nu pentru că e la modă, ci pentru că este convenabil și eficient. Una dintre aceste metode sparge toate lucrările de rutină asupra componentelor elementare și apoi descrie în detaliu fiecare a primit un proces de afaceri. Este nevoie de o mulțime de timp, dar schema dedusa permite de a găsi și a punctelor slabe și responsabilități prea umflat și sarcinile clar. După ce a petrecut de gestionare a timpului poate delega unele din responsabilitățile sale în jos pe scara, eliberându-vă timp pentru planificarea strategică.

Viața conform planului

Un alt lucru este faptul că personalul companiilor de multe ori nu înțeleg semnificația acestei proceduri și salută dorința conducerii de a identifica procesele cheie de business. Cu toate acestea, din ce în ce trebuie să înțelegem modelarea și descrierea operațiunilor elementare ale fiecărei unități, și chiar angajații. Chiar mai rău, în cazul în care starea societății există angajați care studiază procesele de afaceri ale companiei. Ei neîncetat despre ceva ce le cere, distras și altfel interferează cu punerea în aplicare a responsabilităților funcționale directe ale personalului. Ce să fac?

Să începem de departe. În fiecare dimineață, înainte de cele mai multe dintre noi o sarcină - să vină la locul de muncă. Pentru soluțiile sale de succes au nevoie de timp să se trezească, pentru a primi împreună și să aibă loc într-un transport de (indiferent dacă este vorba de o mașină personală sau o mașină de metrou). În continuare, fiecare componentă poate fi defalcate în proceduri mai mici: în scopul de a se trezi la timp, puteți seta o alarmă, și poți ruga pe cineva să te trezești, etc. Indiferent de rezultatul deciziei metoda (trezire la timp), se ajunge la ... Dar creșterea, taxele și modul de a lucra soluții diferite metodologii și rezultatul final. De fapt, am ajuns la prima definiție.

Pentru ce este tot ce ai nevoie

Deci, procesul de afaceri - o succesiune de acțiuni simple, care transformă resursele într-un produs final util. În exemplul nostru de viață, există trei procese diferite, fiecare dintre care necesită propriile sale informații de intrare și după unele manipulare duce la rezultatul dorit. Du-te la companie. Indiferent de afacerea în fiecare companie activitatea este determinată de relația profesională a angajaților: transmiterea informațiilor, definirea nevoii de produs, analiza producției și a resurselor etc. Și este important să rețineți că toate cele de mai sus are o valoare numai în cazul în care sunt îndeplinite trei condiții ..:

- Informații acordate angajaților interesați de ei;

- acest lucru se face la momentul potrivit;

- forma în care este prezentat informații, este destul de simplă și directă.

Pentru a rezuma cele de mai sus, se poate argumenta că procesul de afaceri - este fluxul de informații, răspunzând la trei întrebări: ce, unde și când. Este pentru că munca a fost efectuată fără probleme și în mod continuu, este necesar să se determine componentele sale. În acest caz, va exista suprapunerea sarcinilor, lipsa de artist sau de nefuncționare.

Atunci când un proces de afaceri clar definit, fiecare angajat încetează să mai fie indispensabil. Amintiți-vă cât de multe ori a trebuit să aștepte, atunci când va exista un spital (sau întoarce din vacanță), unii dintre colegii săi; în lipsa ta la telefon pur și simplu nu se oprește de apel, și toată lumea încearcă să dau seama ce si cum faci. Iar dacă răspunde la o solicitare de orientare și a făcut o descriere destul de detaliată a proceselor de afaceri, vă puteți ridica moralul și calm și relaxați-vă, și, uneori, doar pentru masa de prânz ...

Revenind la definițiile formale de limbă, vom argumenta că descrierea proceselor de business, compania pune aceste obiective:

• să înțeleagă structura generală a organizației și de a determina dinamica dezvoltării sale;
• să identifice provocările și oportunitățile de a le depăși actuale;
• să stabilească clar pentru toți participanții (dezvoltatori, utilizatori, clienti, etc ...), scopuri și obiective ale sistemului;
• formulează cerințele pentru software-ul necesar.

Desigur, prin ea însăși, descrierea proceselor de afaceri nu prezintă interes. Dar aici este pentru reingineria - sarcina principală. Numai prin înțelegerea structurii relației, și modul în care fluxurile de informații, putem vorbi despre regândirea încărcătura semantică atât a întreprinderii și diviziile sale individuale. Dar reorganizarea ar trebui să fie efectuată în vederea realizării unor obiective: pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor pentru clienți; reducerea costurilor; oferind o mai mare libertate în deciziile interpreților (reducerea termenelor de executare a lucrărilor de) și așa mai departe. d.

clasificare simplă

Cel mai adesea, necesitatea de a descrie procesele de afaceri de informare apare în întreprinderile cu structură funcțională orientat. Faptul că scopurile și obiectivele diferitelor departamente pot intra în conflict unele cu altele. Acest lucru va duce nu numai la o reducere a rentabilității companiei, dar, de asemenea, la pierderea de competitivitate.

Abordarea modernă a managementului este din ce în ce un proces în natură. Toată lucrarea este considerată ca un set specific de procese (din care fiecare constă din una sau mai multe operații elementare). Pentru a formaliza și standardiza abordarea adoptată de categorii astfel de procese (clasificarea are loc în ceea ce privește valoarea adăugată a produsului):

• de bază - cele prin care societatea primește venituri: producție, marketing, aprovizionare;
• de control - cei care stabilesc scopurile și obiectivele departamentelor și interpreților specifice;
• sprijin - cele care furnizează resurse de producție, dar nu adaugă valoare produsului final: pregătirea și selectarea personalului, sprijin financiar, protecție juridică, etc ...

Pe lângă cele deja menționate independența factorului uman și adaptarea simplificată a noilor angajați, descrierea proceselor de afaceri face posibilă pentru a gestiona în mod eficient costurile de operare ale companiei.

proprietăţi

Acum devine clar faptul că societatea de administrare nu trebuie numai să identifice fluxurile de informatii aferente, dar în mod clar descrie toate activitățile. Din moment ce știm deja că procesul de afaceri - face parte din activitatea de ansamblu, care trece de la o persoană la alta (din cadrul unității dumneavoastră funcțională sau nu - nu contează), apoi se trece la faptul că tot în lume poate fi unificată. O activitate profesională - atât mai mult.

Indiferent de domeniul de aplicare al fiecărui proces de afaceri poate fi descris cu aceleași caracteristici.

- Interfața - acesta este începutul și sfârșitul unei operații simple.

- Proprietarul - un angajat al companiei, care nu numai că are resursele necesare pentru a lucra cu, dar, de asemenea, planuri, analize, gestionează procesul; și cel mai important - este responsabil pentru rezultatul.

- Autentificare - mesaj de informații primite în orice formă acceptată în întreprindere, care determină nevoia de informare și marcând începutul procesului.

- Ieșire - informații sau materializat o parte a produsului care este consumat extern pentru client artist.

- Artist - personalul companiei, angajat în același proces.

- Resurse - materialul sau informațiilor activitate care nu se modifică în timpul funcționării (și servește doar pentru a transforma informațiile introduse în produsul final).

- Controlul calitatii - industrie sau indicatori interni (realizat de Societatea de administrare) pentru a determina eficiența activității.

Selecția obligatorie a proceselor elementare

Desigur, nu fiecare companie trebuie să fie descrierea proceselor de afaceri. Cu toate acestea, există o serie de cazuri care nu fac fără asta plictisitoare. Care sunt principalele:

• Activitatea întreprinderii este automatizat. În acest caz, diagrama de proces de afaceri se traduce nevoile clienților în programator limbaj simplu.
• Îmbunătățirea activităților companiei. Nu numai modernizarea echipamentelor și tehnologiilor pentru a ajuta la îmbunătățirea produsului final; optimizarea proceselor de afaceri oferă o oportunitate de a identifica punctele forte și punctele slabe ale muncii și să ia soluții de control adecvate.
• organizație de certificare pentru standardele internaționale (ISO). Creat la fel pentru toți angajații sistemului de control al calității.

Cum să prezinte o descriere a clientului

Modelarea proceselor de afaceri necesită o descriere a fiecărui element. Cum să o facă fără durere pentru organizație? Trei metode principale adoptate în practica mondială: text, grafice și tabelare.

Descriere Textul implică toate progresele înregistrate într-o secvență simplă și ușor de înțeles. Forma și conținutul poate fi fie liber (dacă nu ați dezvoltat încă standarde internaționale sau industrie) și reglementată de documente. De exemplu: departamentul de vânzări transmite documentația contabilă pentru perioada în departamentul de planificare; angajați ai departamentului de planificare pentru a efectua lucrări de analiză pentru a determina distribuția și dinamica necesitatea de a face ajustări în producție; rezultatul departamentului de planificare este transmis la departamentul de marketing, în cazul în care analiza cauzele creșterii (în scădere) Vânzări și m. d.

Grafic Diagrama de proces de afaceri permite de a vizualiza rezultatele muncii analitice. Nu este nevoie să reamintească faptul că percepția vizuală a informației cel mai eficient. Prin urmare, toate tipurile de grafice și diagrame ne permit să înțeleagă rapid ce se întâmplă și de a găsi soluția potrivită.

În cazurile în care sarcina principală a activităților de reformare - optimizarea proceselor de afaceri, este necesar să se utilizeze o formă de tabel pentru a le descrie. Cu mai ușor de înțeles succesiunea etapelor și direcția fluxului de informații. Placa de tip conține nu numai o descriere a funcției de unități obișnuite, dar, de asemenea, grafice ale documentelor de intrare și ieșire, titlul (poate fi specificat ca un întreg unitar, și angajat individual) și așa mai departe. D.

Cum să descrie procesul de afaceri

Nu este suficient pentru a efectua analiza proceselor de afaceri. Cel mai important lucru în acest caz este corectă, dar în același timp și ușurința descrierii. Pentru a începe să articuleze numele unui singur proces. Acest lucru va ajuta să înțeleagă caracteristicile sale, performanța și logica în lanțul global al activităților de producție.

Apoi, ar trebui să specificați care informațiile de intrare necesare pentru executarea corespunzătoare a sarcinii, precum și lista de resurse furnizarea. Secvența înregistrată de operații simple, dintre care procesul nu va fi dor și nu uita nimic.

Modelarea proceselor de afaceri nu se poate face fără proprietarul procesului și monitorizarea sistemului său de punere în aplicare. În acest scop, trebuie remarcat în descrierea condițiilor standard de performanță de lucru și lista documentelor care sunt trimise la următorul link. Dacă simplifica descrierea ar trebui să arate astfel: „... după o analiză a vânzărilor pentru perioada de departamentul de planificare angajat umple formularul stabilit (tabel), care transmite la departamentul de marketing ...“

O schemă simplificată a descrierii proceselor de producție

În compilarea descrierile cele mai multe ori angajații se confruntă cu faptul că nu știu cum să comunice verbal conținutul muncii lor. Pentru sistemul de procese de afaceri a fost clar și structurat, puteți crea o notă. Aceasta reflectă întrebările care trebuie să dea un răspuns clar și detaliat cât mai mult posibil. Deci, ce sunt întrebările?

• Ce? Se descrie în mod specific în care a făcut această operație.
• De ce? Transmite-țintă de operare.
• Când? Aceasta determină cine inițiază executarea.
• Cine? Aceasta se referă la artiști specifice.
• Cum? Acesta enumeră resursele necesare.

Procesul de Business Development sugerează că puteți utiliza toate căile pentru a descrie. Astfel, veți obține schema cea mai detaliată a muncii. realizare grafică va dezvălui relația dintre unitățile funcționale, precum și un tabel de text, și să dea conținutul fiecărei operațiuni. Din păcate, automatizarea proceselor de afaceri nu este posibilă fără această lucrare preliminară consumatoare de timp.

Cum de a aduna informații

În practică, este cunoscut mai multe moduri de modul de a obține informațiile necesare. Mai întâi trebuie să analizăm documentele de reglementare care guvernează angajații companiei. Apoi, ar trebui să realizeze interviuri personale cu fiecare făptaș directă pentru a descrie conținutul operei sale. Mai mult, pentru a rafina și de a clarifica problemele controversate, consultanții, analiștii trebuie să utilizeze monitorizeze punerea în aplicare a proceselor de afaceri.

În cazul în care o abordare cuprinzătoare pentru rezolvarea problemei, automatizarea proceselor de afaceri nu pare atât de exercițiu plictisitor și inutil.

grup de lucru

Și totuși, în cazul în care sarcina principală a companiei - automatizarea proceselor de business, și de a atrage consultanta extern managementul companiei nu intenționează să, în mod necesar ridică întrebarea: „În cazul în care pentru a începe?“ Primul pas este un grup de lucru al angajaților companiei. Este de dorit ca membrii grupului de lucru au excelente abilități analitice și capacitatea de a asculta. De fapt, după cum sa observat deja, cea mai mare parte de lucru este de a realiza interviuri personale cu procese de afaceri interpreți.

În continuare, aveți nevoie pentru a face o imagine reală a funcționării sistemului. În ceea ce privește modernizarea lucrărilor de întreprindere și să aducă profit pentru a vorbi de restructurare perfect este probabil să apară. Prin urmare, este necesar să se stabilească sistemul și direcția fluxului de informații la începutul optimizării.

Ce este în descrierea

Pentru a evita confuzia și ambiguitatea în descrierea proceselor de afaceri, experții recomandă folosirea hărților de proces. Aceste documente standardizate care permit să unifice toate acțiunile, indiferent de sfera de influență a artistului și complexitatea operațiunilor descrise.

Orice descriere poate fi împărțit în următoarele componente:

• formă unitară de proces (de obicei, o masă);
• Harta proceselor de afaceri (pot fi prezentate sub orice formă - descriere text, un grafic sau tabel);
• rute (fluxurile de intrare și de ieșire de informații, resurse și finanțe);
• matrici de diverse procese de afaceri (interacțiune Tabelul între diferitele procese care le permite să aloce fluxuri și operații primare și secundare);
• organigrame (schemă logică a unui proces de afaceri);
• Descriere textuală detaliată;
• documentarea (crearea documentelor care confirmă procesul de executie);
• identificarea indicatorilor unui proces de afaceri (performanță de căutare și indicatori, care pot fi controlate, nu numai progres, dar, de asemenea, calitatea);
• regulamente (cu alte cuvinte, fișa postului).

Indicatorii

Așa cum a fost subliniat în mod repetat, orice proces trebuie să fie măsurat ceva. Este necesar, mai întâi de toate pentru a evalua eficiența întregii întreprinderi. Cel mai adesea, experții recomandă testarea proceselor de afaceri în patru factori: timp, cost, calitate și cantitate.

Dar modelele de proces de afaceri sunt dinamice și variate. Deci, este de multe ori nu este suficient pentru a evalua doar viteza de execuție a lucrărilor; trebuie să țină seama de condițiile de lucru și infrastructura întreprinderii. În plus, aproape toate industria nu poate exista fără furnizori, finanțe, logistică și parteneri. Acest lucru este, de asemenea, indicatori măsurabili.

Și, desigur, nu trebuie să uităm despre mass-media și factorul uman. Cu cât nivelul de pregătire, cu atât mai puțin timp va lua pentru a examina instrucțiunile și introducerea informațiilor.

În centrul majorității principiilor de analiză structurală și de proiectare (SADT - Structured Analiza Tehnica si Design) Metodologia de modelare este acum stabilită, precum și unele limbi algoritmice. Puteți vorbi despre existența mai multor modele de bază de analiză a proceselor de afaceri:

- Business Process Modeling - de fapt, modelarea - relevă aspectul funcțional al existenței societății.

- Flux de lucru Modelare - descrie fluxurile de lucru și este similar cu desen organigrame.

- Data Flow Modelling - spre deosebire de cel anterior, descrie un flux de date (informații); Acesta este conceput pentru a produce o secvență de operații.

Ciclul Shewhart, Deming

proceselor de afaceri majore (1C vă permite să le separe de lista generală) se recomandă să se descrie într-un document separat numit „Reguli de desfășurare a activității de producție.“ Tot ceea ce este mai puțin semnificativă în natură sau constau dintr-un număr mic de operații simple, de obicei, descrise în fișele de post.

La elaborarea normelor trebuie să țină seama de condițiile ciclului de îmbunătățire continuă a companiei (modelul Shewhart-Deming). Prevederile sale susțin că optimizarea și îmbunătățirea - un proces fără sfârșit. Ie constând din astfel de decizii administrative de gestionare au acum un cerc vicios: planificare, executie, control, reglare.

La elaborarea regulamentului ar trebui să ia în considerare principiile care asigură respectarea modelului Shewhart-Deming:

1. Calculul obiectivelor pentru perioada următoare.
2. Analiza dinamicii abaterilor și documentare a presupuselor cauze.
3. Determinarea operațiunilor corective și analiza eficienței acestora.

Dezvoltarea modelului ar trebui să fie în conformitate cu normele de afaceri. norme în favoarea bazei normativ-juridic al statului în care operează compania acceptată în general. Al doilea model este baza pentru politica corporativă a companiei.

Implementarea unui sistem de management al calității, trebuie să aibă grijă de dezvoltarea și armonizarea proceselor de afaceri. După cum sa menționat mai devreme în acest articol - nu este întotdeauna personalul companiei înțelege importanța modernizării început. Aducerea la fiecare angajat importanța creării unui model eficient al proceselor de afaceri - sarcina conducerii superioare.

Pentru aceasta este bine stabilit și un sistem bine conceput va simplifica nu numai obtinerea acum sunt conforme cu standardele internaționale de calitate ISO 9001: 2008, dar, de asemenea, îmbunătăți în mod semnificativ eficiența fiecărui angajat.

Ambii acești factori conduc compania de a spori competitivitatea pieței, care, la rândul său, are un efect benefic atât pentru investitori și clienți.