Întâlnire de afaceri - pregătirea și desfășurarea acestora.

întâlnire de afaceri este o formă de comunicare de afaceri, scopul care - brainstorming, înțelegerea problemelor și problemele întreprinderii (organizației) și adoptarea unor soluții adecvate.

Tipuri de întâlniri de afaceri sunt alocate pentru obiectivul principal sau sarcini care trebuie abordate: planificarea, motivarea, normele interne, pentru a controla activitățile angajaților și altele.

Și pregătirea unei întâlniri de afaceri are o tehnologie specifică, care aderă la care vă puteți maestru cu ușurință această formă de comunicare de afaceri.

Etapa 1. Identificarea obiectivelor întâlnirii și ordinea de zi.

întâlnire de afaceri - acest lucru nu este doar o colecție de angajați. Scopul lui este să arate ca un obiectiv-rezultat, și anume, o decizie specifică. Prin urmare, acest rezultat trebuie să fie formulate în prealabil. Cu cât este mai specifică formularea deciziei, reuniunea va avea loc mai eficient, iar rezultatul va fi dosignut. În procesul de definire a organizatorului țintă trebuie să răspundă la întrebarea: Poate această problemă să fie rezolvată de către un anumit angajat în ordinea curentă de lucru? Este posibil să se înlocuiască o altă formă de a întâlni adresa problemei?

Ordinea de zi este pregătită în prealabil. Reuniunea trebuie să fie familiarizat cu viitoarea discuție, materialele necesare pentru a putea să se gândească la o soluție. Mai mult decât atât, fiecare element trebuie să aibă propriul său obiectiv rezultate. În plus față de punctele de pe ordinea de zi, participanții sunt informați cu privire la timpul alocat pentru dezbaterea fiecărei întrebări.

Etapa 2. Determinarea timpului de efectuarea și numărul de participanți.

În mod tradițional, întâlniri de afaceri (cu excepția urgențelor) au loc într-o anumită zi a săptămânii în după-amiaza. Se determină numărul de participanți este necesar, astfel încât să facă un număr minim de angajați. Varianta optimă a 6-7 persoane. probleme și provocări constructive depinde de prezența doar a persoanelor interesate. O întâlnire este mai bine să încredințeze angajaților care sunt cele mai competente în acest subiect.

Etapa 3. Organizarea locul de desfășurare.

Organizatorii trebuie să anticipeze, în măsura în care este posibil, compatibilitatea reuniunii. Astfel, aceasta va permite de a asigura scaune și scaune pentru oameni pentru a crește eficiența comunicării. Informația este percepută mai bine și mai rapid în cazul în care se confruntă cu bine vizibile, ochi, gesturi ale vorbitorului.

Pasul 4. întâlniri de conduită: durata și reglementările.

întâlnire de afaceri are unele componente care afectează în mod direct eficiența deciziei. Durata optim nu trebuie să depășească 40-45 minute. Psihologic, mintea colectivă nu va fi capabil să lucreze productiv peste acest moment. Dacă doriți să continuați discuția, se recomandă să ia o pauză de cel puțin 30 de minute, în creștere de sănătate, de îngrijire.

Intalniri de afaceri ar trebui să fie limită de discursuri. Monitorizeze respectarea regulilor - președinte răspunzător. Cu toate acestea, respectarea regulilor reuniunii arată competența angajaților.

Pasul 5. Procesul-verbal al reuniunii.

Elaborarea unui document oficial, care înregistrează principalele etape ale întâlnirii, numele vorbitorilor, propuneri și decizii, o componentă esențială a unei întâlniri de afaceri. Pe baza raportului, șeful dreptului de a cere executarea deciziilor.

Etapa 6. Analiza pregătirii și desfășurării reuniunii.

întâlnire de afaceri este de succes dacă puteți răspunde afirmativ la întrebările: Cât de bine cercul de participanți definit în cadrul reuniunii? Are localizarea participanților eficiența comunicării? În ceea ce privește reuniunea au fost interesați în problemele discuției? Care a servit drept decizii de strategie ad-hoc? Care sunt contradicțiile între personale și scopurile colective manifestate? Care a fost motivul pentru care orice conflicte (în cazul în care a avut loc)? În mod eficient a petrecut timp de întâlnire?